De Wet verbetering poortwachter bepaalt wat jij als werkgever moet doen als een werknemer langdurig ziek wordt. Het doel: samen aan de slag aan terugkeer naar werk en voorkomen dat iemand onnodig in de WIA terechtkomt. De wet stelt strakke termijnen, en als je die mist, riskeer je een loonsanctie van het UWV. In dit artikel doorloop je de volledige tijdlijn van ziekmelding tot en met de WIA-aanvraag, inclusief je verplichtingen per fase en de valkuilen die je als werkgever wilt vermijden.
Wat is de Wet verbetering poortwachter?
De Wet verbetering poortwachter (WVP) is sinds 1 april 2002 van kracht en verplicht werkgevers en werknemers om actief in te zetten op re-integratie bij ziekte. De wet is een reactie op het grote aantal werknemers dat destijds in de WAO terechtkwam zonder dat er serieuze pogingen waren gedaan om ze weer aan het werk te krijgen.
De WVP hangt samen met een aantal andere regelingen:
- Artikel 7:629 BW: de loondoorbetalingsplicht bij ziekte
- Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar (Stcrt. 2002, 60): de procedurele stappen die je moet volgen, zoals de termijnen voor de probleemanalyse en het plan van aanpak
- Beleidsregels beoordelingskader poortwachter (UWV): de criteria waarmee het UWV jouw re-integratie-inspanningen beoordeelt bij de RIV-toets
Het uitgangspunt is helder: je bent als werkgever verantwoordelijk voor de re-integratie van je zieke werknemer gedurende de eerste 104 weken van ziekte.
Wet verbetering poortwachter tijdlijn
Dit zijn de stappen die je als werkgever moet doorlopen. Mis je een termijn, dan kan dat gevolgen hebben bij de beoordeling door het UWV.
Week 1 – Ziekmelding
De werknemer meldt zich ziek. Jij registreert de ziekmelding in je personeelsadministratie en schakelt de arbodienst of bedrijfsarts in. Let op: je mag niet vragen naar de aard van de ziekte. Dat bepaalt de bedrijfsarts.
Week 6 – Probleemanalyse
Uiterlijk in de zesde week moet de bedrijfsarts een probleemanalyse opstellen. Deze termijn is vastgelegd in de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar en geeft je als werkgever voldoende tijd om de ziekmelding te verwerken en de bedrijfsarts een eerste consult te laten doen, maar voorkomt dat het traject onnodig lang stil blijft liggen. In de probleemanalyse staat wat de beperkingen zijn, wat de verwachte herstelduur is en welke mogelijkheden er zijn om weer (gedeeltelijk) aan het werk te gaan. Dit document vormt de basis voor het plan van aanpak.
Week 8 – Plan van aanpak
Binnen twee weken na de probleemanalyse — dus uiterlijk in week 8 — stel je samen met de werknemer een plan van aanpak op. De wetgever heeft bewust deze korte periode aangehouden zodat je direct na het advies van de bedrijfsarts concrete re-integratieafspraken maakt. Hierin leg je vast:
- Het doel van de re-integratie (terugkeer in eigen functie of ander werk)
- Welke activiteiten worden ondernomen
- Wie wat doet en wanneer
- Hoe vaak jullie evalueren
Het plan van aanpak is een levend document dat je gedurende het hele traject bijstelt.
Elke 6 weken - voortgangsgesprekken
Je voert minimaal elke zes weken een voortgangsgesprek met de werknemer. Bespreek de voortgang, pas het plan van aanpak aan als dat nodig is en leg alles schriftelijk vast. Deze verslagen zijn cruciaal als het UWV later je inspanningen beoordeelt.
Week 42 – Ziekmelding bij het UWV
Na 42 weken ziekte meld je de werknemer ziek bij het UWV. Dit is een administratieve verplichting. Vergeet je dit, dan kan dat een boete opleveren.
Week 52 – Eerstejaarsevaluatie
Na een jaar ziekte maak je samen met de werknemer de balans op in de eerstejaarsevaluatie. Dit is hét moment om te beoordelen of re-integratie binnen je eigen organisatie (eerste spoor) nog realistisch is, of dat je ook buiten je organisatie moet gaan kijken (tweede spoor). In veel gevallen is dit het moment om een re-integratiebureau in te schakelen. Een re-integratiebureau begeleidt de werknemer bij het vinden van passend werk buiten jouw organisatie (tweede spoor). Zij doen onder meer arbeidsmarktoriëntatie, helpen bij sollicitaties en bieden coaching om de overstap naar een nieuwe werkgever te vergemakkelijken.
Week 88 – WIA-aanvraag voorbereiden
Rond week 88 ontvang je bericht van het UWV dat de WIA-aanvraag moet worden voorbereid. Je stelt samen met de werknemer het re-integratieverslag op. Dit verslag bevat alle documenten uit het traject: probleemanalyse, plan van aanpak, bijstellingen, evaluaties en de eindevaluatie.
Week 91-93 – WIA-aanvraag indienen
De werknemer dient de WIA-aanvraag in bij het UWV, uiterlijk in week 93. Het UWV beoordeelt vervolgens of jullie allebei voldoende hebben gedaan aan re-integratie. Zijn de inspanningen onvoldoende? Dan kan het UWV een loonsanctie opleggen.
Week 104 – Einde loondoorbetalingsplicht
Na 104 weken stopt in principe je verplichting om loon door te betalen, tenzij het UWV een loonsanctie heeft opgelegd. In dat geval betaal je maximaal een jaar langer door.
Loondoorbetaling bij ziekte: wat betaal je?
Wettelijk ben je verplicht om gedurende de eerste 104 weken van ziekte het loon door te betalen. De wet schrijft voor:
- Eerste ziektejaar: minimaal 70% van het loon, met als ondergrens het minimumloon
- Tweede ziektejaar: minimaal 70% van het loon, zonder minimumloongarantie
In de praktijk betalen veel werkgevers meer. In veel cao’s en arbeidsovereenkomsten is vastgelegd dat je in het eerste jaar 100% doorbetaalt en in het tweede jaar 70%. Check altijd je cao en de afspraken in het personeelshandboek. We hebben een uitgebreid artikel hierover geschreven: Loondoorbetaling bij ziekte.
Wat als de werknemer niet meewerkt?
Als de werknemer niet meewerkt aan re-integratie, heb je als werkgever twee instrumenten:
Loonopschorting (art. 7:629 lid 6 BW)
Je mag het loon opschorten als de werknemer zich niet houdt aan controlevoorschriften, bijvoorbeeld als hij niet verschijnt bij de bedrijfsarts. Zodra de werknemer alsnog meewerkt, betaal je het loon met terugwerkende kracht uit.
Loonstop (art. 7:629 lid 3 BW)
Je mag het loon stopzetten als de werknemer actief de re-integratie belemmert. Denk aan het weigeren van passende arbeid, het niet meewerken aan het plan van aanpak of het belemmeren van herstel. Bij een loonstop is er geen nabetaling over de periode van stopzetting.
Belangrijk: je moet de werknemer altijd schriftelijk en onverwijld informeren welke maatregel je neemt en waarom. Kies je de verkeerde maatregel, dan kan de rechter je terugfluiten. Twijfel je? Win juridisch advies in of laat Pascal-AI je helpen bij het opstellen van de juiste brief.
De loonsanctie: het grootste risico voor werkgevers
Het UWV beoordeelt bij de WIA-aanvraag of je als werkgever voldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Is dat niet het geval, dan krijg je een loonsanctie: je moet maximaal 52 weken langer loon doorbetalen, bovenop de al verstreken 104 weken.
Dit is een van de duurste fouten die je als werkgever kunt maken. De meest voorkomende redenen voor een loonsanctie:
- Te laat starten met tweede spoor
- Geen of een onvolledig plan van aanpak
- Onvoldoende bijstelling van het plan bij gewijzigde omstandigheden
- Geen arbeidsdeskundige inschakelen terwijl dit wel geadviseerd was
- Slechte dossiervorming: ontbrekende evaluaties of verslagen
Vijf veelgemaakte fouten in het poortwachtertraject
- Te laat beginnen met tweede spoor. Wacht niet tot de eerstejaarsevaluatie als bij week 26 al duidelijk is dat terugkeer in de eigen functie onwaarschijnlijk is. Het UWV beoordeelt achteraf of je op het juiste moment hebt geschakeld.
- Geen dossier bijhouden. Elke stap die je zet moet je vastleggen. Geen verslagen van voortgangsgesprekken? Dan heb je geen bewijs van je inspanningen, ook als je ze wél hebt geleverd.
- Blind varen op de bedrijfsarts. De bedrijfsarts adviseert, maar jij bent verantwoordelijk. Twijfel je aan het advies? Vraag een deskundigenoordeel aan bij het UWV. Dat kost een paar honderd euro, maar kan je een loonsanctie van tienduizenden euro’s besparen.
- De werknemer niet actief betrekken. Re-integratie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Betrek de werknemer bij elke stap en leg vast dat je dit doet.
- Termijnen missen. De week-42-melding vergeten of het plan van aanpak te laat opstellen zijn vermijdbare fouten die direct opvallen bij de RIV-toets van het UWV.
Het deskundigenoordeel: jouw vangnet
Als je twijfelt of je op de goede weg zit, kun je bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen. Dit kan over verschillende vragen:
- Is de werknemer geschikt voor het aangeboden werk?
- Zijn de re-integratie-inspanningen van de werkgever voldoende?
- Zijn de re-integratie-inspanningen van de werknemer voldoende?
- Is het aangeboden werk passend?
Een deskundigenoordeel geeft je tussentijds duidelijkheid en laat bij de eindbeoordeling zien dat je als werkgever actief hebt gehandeld. Het is een relatief goedkope manier om je te beschermen tegen een loonsanctie.
Wat kan Pascal-AI voor jou betekenen?
Het poortwachtertraject vraagt om strakke planning, goede dossiervorming en de juiste brieven op het juiste moment. Pascal-AI kent alle procedurele stappen en termijnen uit de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast stelt Pascal-AI documenten voor je op: van het plan van aanpak en evaluatieverslagen tot brieven aan de werknemer over bijvoorbeeld een loonstop of loonopschorting.
Twijfel je over een arbeidsrechtelijke kwestie? Dan kun je op elk moment sparren met Pascal-AI over de juiste aanpak. Pascal-AI helpt je ook bij het voorbereiden van het re-integratieverslag voor de WIA-aanvraag, het beoordelen of tweede spoor nodig is en het formuleren van re-integratiedoelen. Zo voorkom je dat je onbedoeld steken laat vallen in een traject waar de financiële risico’s groot zijn, en heb je altijd een deskundige sparringpartner binnen handbereik.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik als werkgever het loon doorbetalen bij ziekte?
Je betaalt maximaal 104 weken het loon door. In het eerste jaar minimaal 70% (met minimumloongarantie), in het tweede jaar minimaal 70% (zonder minimumloongarantie). Veel cao’s schrijven hogere percentages voor, vaak 100% in het eerste jaar. Als het UWV een loonsanctie oplegt, kan de loondoorbetaling met maximaal 52 weken worden verlengd.
Wat gebeurt er als ik als werkgever een termijn mis?
Het missen van termijnen, zoals de week-42-melding of het te laat opstellen van het plan van aanpak, kan bij de RIV-toets door het UWV leiden tot een loonsanctie. Daarnaast kun je een boete krijgen voor het niet tijdig melden bij het UWV. Houd termijnen strak bij en gebruik signaleringen in je verzuimsysteem.
Wanneer moet ik een re-integratiebureau inschakelen voor tweede spoor?
Het UWV verwacht dat je tweede spoor start zodra duidelijk is dat terugkeer in de eigen organisatie niet haalbaar is. In de praktijk is dit vaak rond de eerstejaarsevaluatie (week 52), maar als eerder al blijkt dat eerste spoor geen perspectief biedt, moet je eerder schakelen. Te laat starten met tweede spoor is een van de meest voorkomende redenen voor een loonsanctie.
Mag ik een zieke werknemer ontslaan?
Tijdens de eerste 104 weken van ziekte geldt een opzegverbod. Pas na afloop van deze periode kun je onder voorwaarden een ontslagvergunning aanvragen bij het UWV. Uitzonderingen zijn er bij ernstig verwijtbaar handelen van de werknemer of als het ontslag niets te maken heeft met de ziekte.