Als werkgever krijg je vroeg of laat te maken met een zieke medewerker die vakantie wil opnemen, of een medewerker die tijdens een geboekte vakantie ziek wordt. Beide situaties roepen dezelfde vraag op: welke uren schrijf je af van het verlofsaldo? Vooral bij gedeeltelijk herstel, waarbij een medewerker nog een deel van zijn uren werkt, is dit lastig te bepalen. In dit artikel lees je wanneer een zieke werknemer op vakantie mag, hoe je verlofuren correct afboekt en welke fouten je als werkgever moet vermijden.
Mag een zieke werknemer op vakantie?
Een zieke werknemer mag in principe vakantie opnemen, mits dit de re-integratie niet vertraagt. De bedrijfsarts beoordeelt of een vakantie geen nadelige gevolgen heeft voor het herstel. Gaat de bedrijfsarts akkoord, dan mag de vakantie gewoon doorgaan. Tijdens die vakantie geldt geen re-integratieverplichting: de werknemer zou immers ook niet werken als hij niet ziek was.
Schrijf je de vakantie-uren af van het verlofsaldo, dan mag dat alleen als de werknemer daarmee instemt, op grond van art. 7:637 BW. Deze instemmingseis geldt uitsluitend voor bovenwettelijke vakantiedagen; over wettelijke vakantiedagen kun je op deze manier niet beschikken. Zonder instemming blijft het verlofsaldo ongewijzigd.
Wordt een medewerker ziek tijdens een geboekte vakantie?
Wordt een medewerker ziek vlak voor of tijdens een al vastgestelde vakantie, dan gelden die dagen volgens art. 7:638 lid 8 BW in beginsel niet als vakantie. De medewerker moet dan wel kunnen aantonen dat hij daadwerkelijk ziek was, bijvoorbeeld met een medische verklaring van een arts uit het vakantieland. Alleen als de medewerker er zelf mee instemt — of dit vooraf schriftelijk is afgesproken voor bovenwettelijke vakantiedagen — tellen de ziektedagen toch als vakantie.
Gedeeltelijk herstel: welke uren schrijf je af?
Bij gedeeltelijk herstel werkt een medewerker een deel van zijn contracturen volgens het opbouwschema van de bedrijfsarts. Vraagt hij vakantie aan, dan schrijf je niet alleen de uren af waarop hij op dat moment daadwerkelijk zou werken, maar de volledige oorspronkelijke omvang van zijn contracturen. Dat is het gevolg van de wetswijziging van 2012: vakantiedagen bouwen tijdens ziekte volledig op, en worden bij opname dus ook volledig afgeschreven.
Een rekenvoorbeeld: een medewerker met een fulltime dienstverband van 36 uur, verdeeld over vier dagen van 9 uur, werkt door gedeeltelijk herstel nog 18 uur per week, verdeeld over drie dagen van 6 uur. Vraagt hij één werkdag vakantie aan, dan schrijf je niet de 6 uur af die hij op dat moment feitelijk zou werken, maar de volledige 9 uur van zijn oorspronkelijke, fulltime rooster. De omvang van de oorspronkelijke werkdag is bepalend, niet het aantal uren dat hij door de gedeeltelijke ziekte daadwerkelijk zou werken.
Bouwt een zieke medewerker vakantiedagen op?
Wettelijke vakantiedagen — viermaal de wekelijkse arbeidsduur, vastgelegd in art. 7:634 BW — blijven tijdens ziekte volledig doorlopen, zolang de medewerker recht heeft op loon. Dat is doorgaans het geval gedurende de eerste twee ziektejaren, de periode van loondoorbetaling op grond van art. 7:629 BW. Voor bovenwettelijke vakantiedagen kan in de cao of arbeidsovereenkomst schriftelijk worden afgesproken dat deze niet opbouwen tijdens ziekte.
Tijdens vakantie behoudt de medewerker recht op loon, ook als hij ziek is (art. 7:639 BW). Aan de loonstrook verandert dus niets; alleen de registratie van het verlofsaldo wijzigt.
En ADV-dagen dan?
Voor ADV-dagen (arbeidsduurverkorting) bestaat geen wettelijke regeling zoals voor vakantiedagen. Of deze tijdens ziekte worden opgebouwd of afgeschreven, hangt volledig af van de afspraken in de cao of arbeidsovereenkomst. In de praktijk bouwen de meeste regelingen geen ADV op tijdens ziekte, tenzij anders is overeengekomen. Controleer dit dus altijd in de toepasselijke cao voordat je een beslissing neemt.
Veelgemaakte fouten
De volgende fouten zien we regelmatig terugkomen bij werkgevers die ziekte en vakantie combineren. Herken je een van deze situaties in je eigen organisatie, dan is het slim om de registratie en gemaakte afspraken nog eens goed te checken.
Vakantiedagen afboeken zonder instemming
Vakantiedagen tijdens ziekte eenzijdig afboeken zonder instemming van de medewerker is in strijd met de wet: bij een nog niet vastgestelde vakantie geldt art. 7:637 BW (alleen voor bovenwettelijke dagen), bij een al vastgestelde vakantie geldt art. 7:638 lid 8 BW. Het verlofsaldo klopt dan niet en de medewerker kan de dagen terugvorderen.
Geen medische verklaring vragen
Wordt een medewerker ziek tijdens een geboekte vakantie, vraag dan altijd om een medische verklaring uit het vakantieland. Zonder bewijs blijven de dagen gewoon als vakantie geboekt.
De bedrijfsarts niet raadplegen
Ken je een vakantieverzoek toe zonder de bedrijfsarts te raadplegen, dan loop je het risico dat de re-integratie vertraagt en het verzuim langer duurt dan nodig.
Alleen de verminderde uren afschrijven en ADV-dagen verwarren
Schrijf bij gedeeltelijk herstel niet alleen de daadwerkelijk geplande, verminderde uren af. Sinds de wetswijziging van 2012 breng je bij het opnemen van vakantie de volledige oorspronkelijke omvang van de contracturen in mindering op het verlofsaldo, ook al werkt de medewerker op dat moment door gedeeltelijke ziekte minder uren. Let ook op: ADV-dagen volgen niet automatisch de regels voor wettelijke vakantiedagen. Check altijd de cao voordat je deze op dezelfde manier behandelt.
Wat Pascal-AI voor jou kan betekenen
Verzuim, vakantie en re-integratie lopen vaak door elkaar, en elke situatie is anders. Pascal-AI helpt je als werkgever om snel en betrouwbaar antwoord te krijgen op dit soort vragen.
- Direct antwoord op vragen over vakantie tijdens ziekte, gedeeltelijk herstel en ADV-dagen, gebaseerd op wetgeving en jouw cao.
- Hulp bij het opstellen van correcte verlofregistraties en re-integratieafspraken.
- Praktische ondersteuning bij twijfelgevallen, zodat je zeker weet dat je juridisch juist handelt.
- Altijd actuele informatie, zodat je nooit werkt met verouderde regels of bedragen.
Zo hoef je niet zelf uit te zoeken hoe wetgeving, cao en jouw specifieke situatie zich tot elkaar verhouden, en houd je meer tijd over voor je medewerkers en je bedrijf.
Veelgestelde vragen
Mag ik vakantie-uren afboeken bij een zieke werknemer zonder toestemming?
Nee, dat mag niet. Vakantie-uren afboeken van het verlofsaldo tijdens ziekte is alleen toegestaan als de werknemer daarmee instemt: bij een nog niet vastgestelde vakantie op grond van art. 7:637 BW (alleen voor bovenwettelijke dagen), bij een al vastgestelde vakantie op grond van art. 7:638 lid 8 BW. Zonder instemming blijft het verlofsaldo ongewijzigd en kan de werknemer de dagen terugvorderen.
Welke uren schrijf ik af bij gedeeltelijk herstel?
Niet alleen de uren waarop de werknemer op dat moment daadwerkelijk zou werken, maar de volledige oorspronkelijke omvang van zijn contracturen. Werkt iemand door gedeeltelijk herstel nog 18 van de 36 uur en neemt hij een dag vrij, dan schrijf je de volledige uren van zijn oorspronkelijke werkdag af (bijvoorbeeld 9 uur bij een 36-urige werkweek verdeeld over vier dagen), niet alleen de uren die hij op dat moment daadwerkelijk zou werken.
Bouwt een zieke werknemer nog vakantiedagen op?
Ja, wettelijke vakantiedagen blijven tijdens ziekte volledig doorlopen zolang de werknemer recht heeft op loon, doorgaans de eerste twee ziektejaren (art. 7:634 en 7:629 BW). Voor bovenwettelijke vakantiedagen kan in de cao of arbeidsovereenkomst iets anders zijn afgesproken.
Gelden voor ADV-dagen dezelfde regels als voor vakantiedagen?
Nee. Voor ADV-dagen bestaat geen wettelijke regeling zoals voor vakantiedagen. Of ze tijdens ziekte worden opgebouwd of afgeschreven, hangt volledig af van de afspraken in de cao of arbeidsovereenkomst — controleer dit dus altijd zelf.